Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Adeptly Oy (”yhtiö”) kerää, miten tietoja käsitellään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhtiö kiinnittää erityistä huomiota tietojen suojaamiseen ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalakia (1050/2018), EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yhtiön tarjoaman asiantuntijavälityspalvelun (”palvelu”) nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden ja näiden käyttäjien henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tietosuoja-asetuksessa määritellyn mukaisesti. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Adeptly Oy
Y-tunnus: 2841207-4
Osoite: Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki
Sähköposti: privacy@adeptlyworks.com

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään muun muassa seuraavia tarkoituksia varten:

• palvelun tarjoamiseen ja tuottamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen, laadunvarmistukseen ja tiedottamiseen
  

• palvelua koskevaan kohdennettuun asiakasviestintään ja palvelun käytön seurantaan
  

• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille ja asiantuntijoille
  

• palvelun turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
  

• laskutukseen
  

• lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen
  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhtiön ja asiakkaan välinen sopimussuhde, joka perustuu palvelun tilaamiseen ja tuottamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin kuten kirjanpitovelvoitteisiin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja markkinointiin perustuu yhtiön oikeutettuun etuun.

Sähköinen suoramarkkinointi ja yhtiön uutiskirjeiden tilaaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai yhtiön oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät, tietosisällöt ja tietolähteet

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Edellä kohdissa A–C mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä yhtiön ja asiakkaan välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä yhtiön palvelun tuottamiseksi. Kohdassa E mainittujen tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään palveluun rekisteröitymisen yhteydessä, sopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa yhtiölle tietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai yhtiön verkkosivuilla.

Palkkio-ohjelmaan liittyen suositeltujen asiantuntijoiden ja jaettujen liidien osalta tiedot saadaan muilta rekisteröidyiltä.

Yhtiö saattaa käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös asiakasyritykseltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä.

Yhtiön alihankkijat ja yhteistyökumppanit toimittavat yhtiölle rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.

Yhtiö hyödyntää palvelun verkkosivujen kävijäseurantaan ulkopuolisia palveluita, jotka voivat hyödyntää selainten evästeitä ja muita tunnistetietoja. Lisätietoja näistä löytyy kunkin käytetyn ulkopuolisen palvelun omista tietosuojaselosteista.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja enintään 6 kk asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Palkkio-ohjelmaan liittyen suositeltujen asiantuntijoiden ja jaettujen liidien osalta henkilötietoja käsitellään enintään 18 kk henkilötietojen vastaanottamisesta, jollei suosittelun tai liidin perusteella synny asiakas- tai sopimussuhdetta.

Asiakasyritysten osalta yrityksen edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii kyseisen yrityksen edustajana yhtiön suuntaan.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan 6 kk:n kuluessa.

6. Henkilötietojen käsittelevät tahot ja vastaanottajat

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palvelun tarjoamiseen ja tuottamiseen osallistuville palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Yhtiö voi luovuttaa rekisteröidyn asiantuntijan henkilötietoja asiakkaille ja kumppaneille työmahdollisuuksien tarjoamiseksi pois lukien CV, jonka osalta luovuttaminen edellyttää rekisteröidyn asiantuntijan etukäteen antamaa suostumusta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

Yhtiö ei luovuta rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin.

Mikäli yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin kuten puhelimitse tai kirjeitse.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yhtiö huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

Sopimukset ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Evästeet ja kolmannen osapuolen linkit

Palvelu hyödyntää evästeitä. Evästeiden sisältö ilmenee palvelun verkkosivuilta (Evästekäytäntö).

Palvelun verkkosivuilla käytetään Google Analytics -palvelua, joka ei kuitenkaan kerää IP-osoitteita vaan anonymisoitua tietoa verkkosivujen käytöstä.

Palvelun verkkosivuilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille, joita yhtiö ei hallitse ja joiden sisällöstä ja tietosuojakäytännöistä yhtiö ei ole vastuussa.

10. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.  

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.  

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteessä mainitulle yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä kuten tietojen poistamisesta lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden takia.

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon olemalla yhteydessä yhtiön yhteyshenkilöihin. Lisäksi rekisteröity voi poistua yhtiön sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa linkkiä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

Palvelun verkkosivuilla käytetään Google Analytics -palvelua, joka ei kuitenkaan kerää IP-osoitteita vaan anonymisoitua tietoa verkkosivujen käytöstä.

Palvelun verkkosivuilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille, joita yhtiö ei hallitse ja joiden sisällöstä ja tietosuojakäytännöistä yhtiö ei ole vastuussa.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluaan ja voi sen takia joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan palvelun verkkosivuilla julkaisemalla päivitetty tietosuojaseloste. Yhtiö voi tiedottaa olennaisiksi katsomistaan muutoksista rekisteröidyille myös sähköpostitse.